Aufbewahrungspflichten

I. Nichtunternehmer

Unterlagen aus dem Privatbereich, mit denen z.B. Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen belegt werden, sind nach dem Gesetz grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig.

Ausnahme:

Seit dem 1.1.2004 haben auch Privatleute für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit. Da für den Unternehmer nicht immer erkennbar ist, ob es sich bei dem Leistungsempfänger um eine Privatperson oder um einen Unternehmer handelt, muss der Leistende in seiner Rechnung auf die Aufbewahrungspflicht hinweisen.

Beispiel:

"Bitte bewahren Sie als Privatperson diese Rechnung sowie den dazugehörigen Zahlungsbeleg zwei Jahre nach Ablauf des Rechnungsjahres auf."

II. Unternehmer

Grundsätzliches

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, grundsätzlich sämtliche Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren.

Die Aufbewahrungspflicht ist Bestandteil der handels- bzw. steuerrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO bestimmen, wie lange Buchführungsunterlagen jeweils aufzubewahren sind. Hinsichtlich der Mindestzeiträume für die Aufbewahrung der Bücher und sonstigen Buchführungsunterlagen gelten steuerrechtlich grundsätzlich dieselben Fristen wie im Handelsrecht.

Darüber hinaus ergeben sich, abhängig von der jeweiligen Unternehmensform und Branche, auch Aufbewahrungspflichten aus anderen Rechtsgebieten, so z.B. der Umsatzsteuer §§ 14b, 22 UStG, der Einkommensteuer, der Körperschaftsteuer, dem Versicherungsrecht, dem Arbeits- und Sozialrecht sowie dem Umweltschutz. Die sich daraus ergebenden Vorschriften sind bei den Aufbewahrungsentscheidungen zu beachten.

 

Form der Aufbewahrung

Ungeachtet der Aufbewahrungsform müssen die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. Originalunterlagen sind im Original aufzubewahren.

Unter den Originalen in digitaler Form sind insbesondere die elektronischen Rechnungen hervorzuheben, d.h. solche Rechnungen, die elektronisch erstellt und zugegangen sind. Elektronische Rechnungen sind in der Form aufzubewahren, in der sie eingegangen sind. Unzulässig ist ein sog. „Medienbruch“, also die Umwandlung des Mediums, etwa durch Ausdruck einer elektronischen Rechnung. Konvertierungen sind lediglich insoweit zulässig, als ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format gewählt wird. Auch in diesen Fällen muss jedoch neben der Konvertierung auch das Original aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass der Datenträger, auf dem das Medium aufbewahrt wird, keine nachträglichen Veränderungen zulässt.

 

ABC der Aufbewahrungsfristen

Das Verzeichnis listet beispielhaft in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes alleine noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.

 

 

UnterlagenAufbewahrungsfrist (Jahre)
Abkürzungsverzeichnis 10
Abrechnungsunterlagen 10
Abschlagszahlungen 10
Abschlussbuchungsunterlagen 10
Abschreibungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt 6
Akkreditive 6
Aktenvermerke, wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege 10
Aktenvermerke, wenn sonstige 6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10
Angebote 6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) 10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien 10
Anlagenverzeichnis 10
Anstellungsverträge 6
Anzahlungsunterlagen 6
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) 10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation 10
Auftragsbestätigungen 6
Auftragsbücher 6
Auftragszettel 10
Aufzeichnungen 10
Ausfuhrunterlagen 6
Ausgangsrechnungen 10
Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege 10
Außendienstabrechnungen, wenn sonstige 6
Auszahlungsbelege 10
Bankbelege 10
Bankbürgschaften nach Vertragsende 10
Barbelege (Ein- und Verkaufsrechnungen) 10
Bauakten, Baugenehmigungen 6
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb 10
Beherrschungsverträge 10
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 6
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege 10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10
Belegformate 10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10
Bestandsverzeichnisse sowie deren Ermittlungen und Veränderungen 10
Bestellungen 6
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) 10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) 10
Blockdiagramme, soweit Verfahrendokumentation 10
Bonusunterlagen 10
Börsenaufträge 6
Buchungsanweisungen 10
Buchungsbelege 10
Bürgschaftsunterlagen 6
Carnetunterlagen 6
Darlehens-/Kreditverträge (nach Vertragsablauf) 6
Darlehenskonten 10
Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg 10
Dateien, Beschreibungen der 10
Dateiverzeichnisse 10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der 10
Datensicherungen 10
Datensicherungen von Buchungsbelegen 10
Datensicherungen von Handelsbriefen 6
Datensicherungsregeln 10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) 10
Dauervorschüsse 10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge 10
Doppelbesteuerungsunterlagen 6
Edelmetallbestände/-umsätze 10
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,Lizenzen, Zollunterlagen etc.) 10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung 10
Eingabedatenformate 10
Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu 10
Einheitswertunterlagen 10
Einkaufsbücher 10
Einnahme-Überschussrechnung 10
Elektronische Datenverarbeitungsänderungsnachweise 10
Elektronische Datenverarbeitungsdokumentationen 10
Elektronische Datenverarbeitungsprogrammbeschreibungen 10
E-Mails (Geschäftskorrespondenz) 6
Eröffnungsbilanzen 10
Erwerbsunterlagen 6
Essensmarkenabrechnungen 10
Exportunterlagen 10
Fahrtenbücher 10
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Fax-Schreiben (Handelsbriefe) 6
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege 10
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
Frachtunterlagen (soweit Handelsbriefe) 6
Freistellungsaufträge 6
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) 10
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg 10
Gehaltsunterlagen 10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), 6
Geschäftsbriefe als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften 10
Geschenknachweise 10
Gesellschaftsverträge 10
Getränkekarten (Kalkulationsprüfung) 6
Gewährleistungsverpflichtungen 6
Gewerbesteuerunterlagen 6
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) 10
Gewinnabführungsverträge 10
Gewinnfeststellungen 6
Grundbuchauszüge 6
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen 10
Grundstücksunterlagen 6
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutachten 10
Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen" 10
Handelsbilanz 10
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6
Handelsbücher (Grund-, Haupt- und Nebenbücher) 10
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich 10
Hauptabschlussübersicht 10
Hypotheken 6
Importunterlagen 6
Inkassounterlagen 10
Inventare (§ 240 HGB) 10
Inventurunterlagen 10
Investitionszulagenunterlagen 6
Jahresabschlussunterlagen/-erläuterungen 10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent 10
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen,wenn handels- oder steuerrechtlich relevant, z.B. für Vorratsbewertung 10
Kassenberichte 10
Kassenbücher/-blätter 10
Kassenzettel, Kassenstreifen (Buchungsunterlagen) 10
Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel 0
Kaufverträge 6
Konsolidierungsunterlagen 10
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10
Kontenregister 10
Kontierungsanweisungen 10
Kontoauszüge 10
Konzernabschluss (§ 290 HGB) 10
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) 10
Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) 10
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) 6
Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg 10
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz, 6
Kurssicherungsunterlagen 10
Lageberichte 10
Lagerbuchführungen 10
Leasingunterlagen 6
Lieferscheine, 6
Lieferscheine, sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung 10
Lizenzunterlagen 10
Lohnbelege als Buchungsbelege 10
Lohnkonten (§ 41 Abs. 1 Satz 10 EStG) 6
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen 6
Lohnsteuerunterlagen (Belegfunktion) 10
Luftfrachtbriefe 6
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion 10
Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe) 6
Maske (Bildschirm-, Druck-) 10
Meldungen zur Krankenkasse (An-, Ab-, Ummeldungen) 6
Menu-Übersicht 10
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung 10
Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen 6
Mutterschaftsgeldunterlagen 10
Nachkalkulationen 10
Nachnahmebelege 10
Nebenbücher 10
Nutzflächenberechnungen 10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10
Organschaftsverträge 10
Pachtunterlagen (nach Vertragsende) 6
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
Patentunterlagen 6
Pensionsrückstellungsunterlagen/-zahlungen 10
Pfändungsunterlagen 10
Portokassenbücher 10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege 10
Preislisten (als Bewertungsunterlage) 10
Preislisten (als Kalkulationsunterlage) 6
Preislisten, 6
Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen 10
Privatentnahmebelege 10
Programmablaufbeschreibungen 10
Programmdokumentationen/-änderungen 10
Programmverzeichnisse 10
Proteste (Wechsel) 6
Protokolle (Gesellschafterversammlung) 10
Protokolle (keine Buchungsbelege) 6
Protokolle, als Handelsbrief 6
Provisionsabrechnungen 10
Prozessakten 10
Prozessunterlagen 10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10
Qualitätsberichte 6
Quittungen 10
Rabattstatistiken 6
Rechnungen an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht) 2
Rechnungen an Unternehmer (Ein- und Ausgangsrechnungen) 10
Rechnungsabgrenzungsermittlungen 10
Reisekostenabrechnung 10
Rentenversicherungsnachweise 6
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10
Rückstellungsunterlagen/-belege 10
Sachkonten 10
Saldenbestätigungen 10
Saldenbilanzen 10
Sammellisten für selbst erstellte Anlagengüter 6
SAP-Reports (bei steuerlicher Relevanz) 10
Schadensmeldungen 6
Schadensunterlagen 6
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen 10
Scheck- und Wechselunterlagen, 6
Scheck- und Wechselunterlagen, als Buchungsbeleg 10
Schlussrechnungen 10
Schriftwechsel 6
Schuldtitel 10
Sicherungsübereignungen 6
Skontounterlagen 10
Sozialpläne 6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10
Speisekarten (Kalkulationsprüfung) 6
Spendenbescheinigungen 6
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen 10
Steuererklärungen und Steuerbescheide 10
Steuerunterlagen 6
Stornobelege 10
Stundenlohnzettel (Buchungsbeleg) 10
Systemhandbücher 10
Tagesendsummenbons von Registrierkassen 10
Teilzahlungsbelege 6
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege 10
Transportschadenunterlagen 6
Transportunterlagen 6
Überstundenlisten 6
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege 10
Überweisungsbelege 10
Umbuchungsbelege 10
Umsatzsteuervoranmeldungen/-erklärungen 10
Umwandlungsunterlagen 6
Unfallversicherungsunterlagen 6
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung 6
Urlaubslisten für Rückstellungen 10
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10
Verfahrensdokumentationen zur DV-Buchführung (§ 257 Abs. 1 HGB) 10
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Verpfändungsunterlagen 10
Verrechnungskonten 10
Verrechnungspreisunterlagen 10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege 10
Versand- und Frachtunterlagen 6
Versicherungspolicen, nach Ablauf der Versicherung 10
Versicherungsunterlagen 6
Versteigerungsunterlagen 6
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege 10
Vertreterunterlagen 6
Vollmachten (Urkunden) 6
Warenbestandsaufnahmen 10
Wareneingangs-/Warenausgangsbücher 10
Wechsel (Buchungsbeleg) 10
Wechselunterlagen 6
Wertberichtigungen 10
Wertpapierunterlagen 10
Zahlungsanweisungen/-belege 10
Zeichnungsvollmachten 6
Zinsabrechnungen 10
Zinsberechnungsunterlagen (Buchungsbeleg) 10
Zollbelege 10
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10
April 12

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