Die Aufwendungen des Arbeitgebers anlässlich von Betriebsveranstaltungen sind grundsätzlich bei den Arbeitnehmern als Sachzuwendungen lohnsteuerpflichtig; bei bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich bleiben allerdings Zuwendungen bis zur Höhe von jeweils 110 Euro steuerfrei (vgl. § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Dabei rechnet die Finanzverwaltung[1] die entstandenen Aufwendungen den teilnehmenden Arbeitnehmern (und ggf. deren teilnehmenden Angehörigen) zu und verteilt den Aufwand entsprechend.

Können einzelne Arbeitnehmer kurzfristig an einer Betriebsveranstaltung (z. B. wegen Krankheit) nicht teil­nehmen, wird so der auf die nicht teilnehmenden Arbeitnehmer entfallende Aufwand den Anwesenden zugerechnet. Dieser Auffassung hat jetzt ein Finanzgericht[2] widersprochen. Danach stellt der auf die nicht anwesenden Arbeitnehmer entfallende Aufwand insgesamt keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.

Beispiel:

Zu einer Weihnachtsfeier werden 50 Arbeitnehmer eingeladen. Kurzfristig haben 10 Arbeitnehmer abgesagt. Die Aufwendungen für Essen, Raummiete, Musik usw. belaufen sich auf 4.000 €. Die Kosten für das Buffet konnten wegen der Absagen nicht mehr gemin­dert werden. Die teilnehmenden Arbeitnehmer verursachten Getränkekosten in Höhe von 1.200 €.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung wären die Fixkosten auf die anwesenden Personen zu verteilen (4.000 € : 40 = 100 €); zuzüglich der Getränkekosten (1.200 € : 40 = 30 €) ergeben sich so 130 € je Teilnehmer; nach Abzug des Freibetrags wären (130 € ./. 110 € =) 20 € je Teilnehmer lohnsteuerpflichtig.[3]

Nach Auffassung des Finanzgerichts würden nur (4.000 € : 50 =) 80 € Fixkosten und 30 € Getränkekosten auf jeden teilnehmenden Arbeitnehmer entfallen. Da der Freibetrag von 110 € in diesem Fall nicht überschritten ist, würde keine Lohnsteuer anfallen.

Es kann daher empfehlenswert sein zu dokumentieren, wenn Kosten für eine Betriebsfeier auf letztlich nicht teilnehmende Arbeitnehmer entfallen. Da die FG-Entscheidung noch nicht bestandskräftig ist, muss ggf. die Revision beim Bundesfinanzhof[4] abgewartet werden.

[1] BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015 – IV C 5 – S 2332/15/10001 (BStBl 2015 I S. 832),Tz. 4.

[2] FG Köln vom 27. Juni 2018 3 K 870/17 (EFG 2018 S. 1647).

[3] Auf die Möglichkeit der Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber in Höhe von 25 % (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG) wird hingewiesen.

[4] Az.: VI R 31/18.