Für Arbeitnehmer

Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal) werden regelmäßig aufgrund der Daten der Meldebehörden automatisch von der Finanzverwaltung gebildet und dem Arbeitgeber zum elektronischen Abruf zur Verfügung gestellt. Eine Änderung der Merkmale für das laufende Jahr kann vom Arbeitnehmer spätestens bis zum 30. November 2018 beim Finanzamt beantragt werden.

Lohnsteuer-Freibeträge (z. B. für Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen) sind grundsätzlich nur auf Antrag zu berücksichtigen. Voraussetzung ist, dass die Summe der zu berücksichtigenden Freibeträge mehr als 600 Euro beträgt (Antragsgrenze), wobei Werbungskosten nur in diese Summe einbezogen werden, soweit sie 1.000 Euro über­steigen. Ab Oktober 2018 kann ein Lohnsteuer-Freibetrag für 2019 beantragt werden, der längstens für zwei Kalenderjahre berücksichtigt wird; ändern sich die Verhältnisse innerhalb dieses Zeitraums, kann der Freibetrag angepasst werden.[1] Ein Antrag für das laufende Jahr 2018 kann noch bis zum 30. November 2018 beim Finanzamt gestellt werden.

Bis zum 31. Dezember 2018 können Arbeitnehmer, die nicht veranlagungspflichtig sind, eine Einkommensteuer-Veranlagung 2014 beantragen (sog. Antragsveranlagung).[2]

Für das Jahr 2019 beträgt der Grundfreibetrag voraussichtlich 9.168 Euro (bei Ehepartnern 18.336 Euro).[3] Bedeutung hat die Höhe des Grundfreibetrags z. B. bei der Feststellung, bis zu welchen Monatslöhnen keine Lohnsteuer anfällt:[4]

Für Privatpersonen

Auch für Privatpersonen gilt eine Aufbewahrungspflicht (vgl. § 147a Abgabenordnung – AO), wenn die Summe der positiven Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, aus Vermietung und Verpachtung sowie der ggf. nicht dem Abgeltungsteuerverfahren unterliegenden Kapital­erträge[5] im vorangegangenen Kalenderjahr größer als 500.000 Euro (ggf. je Ehepartner) war. In diesem Fall müssen von Beginn des Folgejahres an die Aufzeichnungen und Unterlagen über die Einnahmen und Werbungskosten, die mit diesen Einkünften im Zusammenhang stehen, grundsätzlich 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht gilt – wie im betrieblichen Bereich (siehe dazu unten) – auch für elektronische Daten.

Die Aufbewahrungspflicht entfällt erst, wenn die Einkunftsgrenze von 500.000 Euro 5 Jahre in Folge nicht überschritten wurde. Somit sind auch entsprechende Unterlagen aus dem Jahr 2018 aufzubewahren, wenn in einem Jahr seit 2013 die Grenze überschritten wurde.

Für Ausgaben in Privathaushalten, z. B. für Putzhilfen, Reinigungsarbeiten oder Gartenpflege,aber auch für Pflege- und Betreuungsleistungen, kann eine Steuerermäßigung in Höhe von 20 % der Kosten, höchstens bis zu 4.000 Euro, beantragt werden; für (Arbeitslohn-)Kosten bei Handwerkerleistungen (Wartungs-, Renovierungs- und Reparaturarbeiten, Erweite­ rungsmaßnahmen, Gartengestaltung etc.)[6] gilt daneben ein Ermäßigungshöchstbetrag von 1.200 Euro (§ 35a Abs. 2 und 3 EStG). Soll noch für 2018 eine Steuerermäßigung geltend gemacht werden, muss die Bezahlung der Rechnung unbar bis zum 31. Dezember 2018 auf das Konto des Leistungserbringers erfolgen.

Kapitalerträge werden regelmäßig durch einen – von Kreditinstituten, Finanzdienstleistern, Banken o. Ä. vorgenommenen – Steuerabzug von 25 % (zzgl. Solidaritätszuschlag) besteuert; Verluste z. B. aus Aktiengeschäften werden von der Bank verrechnet bzw. auf das nächste Kalen­ derjahr vorgetragen. Sollen nicht verrechnete Verluste im Rahmen der Einkommensteuererklärung 2018 geltend gemacht werden, muss ein Antrag auf Verlustbescheinigung bis zum 15. Dezember 2018 bei der betroffenen Bank gestellt werden (§ 43a Abs. 3 Satz 5 EStG).

Für Unternehmen

Kirchensteuer auf private Kapitalerträge (siehe § 32d EStG) wird ggf. automatisch vom Schuldner der Kapitalerträge (z. B. Bank, Finanzdienstleister, Versicherung oder Kapitalgesellschaft) einbehalten und an das Finanzamt abgeführt. Die dafür erforderlichen Daten
rufen die auszahlenden Stellen beim Bundeszentralamt für Steuern ab und nehmen im Fall der Kirchensteuerpflicht des Anlegers den Abzug entsprechend vor. Diese Regelabfrage ist jährlich im Zeitraum vom 1. September bis zum 31. Oktober vorzunehmen.[7]

Für Buchführungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO). Im Jahresabschluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden.[8]

Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31. Dezember 2018 insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden:[9]

10-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2008 und früher erfolgt ist

• Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2008 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen

• Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge,[10] Lohn- bzw. Gehalts­listen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege) aus dem Jahr 2008

6-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2012 oder früher[11]

• Sonstige Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, abgelau­fene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2012 oder früher

Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Auf­zeichnungspflichten von Bedeutung sind; dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Doku­menten, aus denen hervorgeht, dass die Ordnungsvorschriften und deren Einhaltung umge­setzt wurden.

Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe oder sonstige bedeut­same Dokumente sind in dem Format unverändert aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. im PDF- oder Bildformat); sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die maschi­nelle Auswertbarkeit (durch die Finanzverwaltung) nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Entsprechendes gilt für selbst erzeugte Dokumente, wie z. B. Ausgangsrechnungen.

Werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt („gescannt“), muss das Verfahren dokumentiert werden, durch das insbesondere die inhaltliche Übereinstim­mung mit dem Original sowie die Lesbarkeit und Vollständigkeit sichergestellt werden.[12]

Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen EDV (Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung). Wäh­rend des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein.[13]

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Ein­tragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen wor­den ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).

Bei Anschaffung und Herstellung von beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens von Gewerbetreibenden und Freiberuflern können neben der normalen Abschreibung bis zu 20 % der Aufwendungen gesondert abgeschrieben werden (vgl. § 7g EStG). Die Sonderabschreibung kommt bei Anschaffung bzw. Herstellung bis zum Jahresende in vollem Umfang für das Jahr 2018 in Betracht.

Bei geplanten Investitionen kann durch Berücksichtigung eines Investitionsabzugsbetrags in Höhe von 40 % der voraussichtlichen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten – maximal bis zu einem Betrag von 200.000 Euro – die steuerliche Wirkung der Abschreibungen vorge­zogen werden; die Sonderabschreibung kann dann im Zeitpunkt der Investition (wenn diese innerhalb von 3 Jahren erfolgt) zusätzlich geltend gemacht werden. Voraussetzung ist, dass die Wirtschaftsgüter mindestens bis zum Ende des auf die Investition folgenden Wirtschafts­jahres im Inland (fast) ausschließlich betrieblich genutzt werden.

Der Investitionsabzugsbetrag kann nur dann in Anspruch genommen werden, wenn folgende Größenmerkmale erfüllt sind: Bei Bilanzierenden darf das Betriebsvermögen am Schluss
des Wirtschaftsjahres 235.000 Euro, bei Land- und Forstwirten der Wirtschaftswert 125.000 Euro nicht überschreiten; für Unternehmer, die den Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, gilt eine Gewinngrenze von 100.000 Euro. Zu beachten ist, dass im Hinblick auf die Geltendmachung von Sonderabschreibungen die Größengrenzen für das Jahr gelten, das der Anschaffung des Wirtschaftsguts vorangeht.[14]

Abnutzbare, bewegliche und selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter, die bis zum 31. Dezember 2018 angeschafft werden, können in 2018 in voller Höhe abgeschrieben werden, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten 800 Euro[15] nicht übersteigen.

Für Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro15 ist bei Gewinneinkünften (wahlweise) die Bildung eines mit 20 % jährlich abzuschreibenden Sammelpostens möglich; in diesem Fall ist für alle anderen in diesem Jahr angeschafften Wirtschaftsgüter eine Sofortabschreibung nur bei Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bis zur Höhe von 250 Euro15 zulässig.

Für Überschusseinkünfte (z. B. nichtselbständige Arbeit, Vermietung und Verpachtung) gilt ausschließlich die 800 Euro-Regelung.[16]

Bilanzierende Gewerbetreibende, Selbständige oder Land- und Forstwirte können für ihren nicht entnommenen Gewinn 2018 beantragen, dass dieser (lediglich) mit einem Einkommensteuersatz von 28,25 % besteuert wird (siehe § 34a EStG). Der Antrag kann für jeden Betrieb oder Mitunternehmer gesondert gestellt werden, bei Gesellschaftern von Personengesellschaften bei mehr als 10 % Gewinnbeteiligung oder einem Gewinnanteil von über 10.000 Euro.

Wird der nach Abzug der Steuern verbleibende Gewinn später entnommen, erfolgt eine Nachversteuerung mit 25 %.[17]

Wirtschaftsgüter, die nicht überwiegend betrieblich genutzt werden, aber in einem gewissen objektiven Zusammenhang mit dem Betrieb stehen, können dem Betriebsvermögen zugeordnet werden, wenn die betriebliche Nutzung mindestens 10 %, aber höchstens 50 % beträgt (sog. gewillkürtes Betriebsvermögen). Dies gilt unabhängig von der Gewinnermitt­lungsart, d. h. sowohl für Bilanzierende als auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln (z. B. Freiberufler).[18]

Die Zuordnung zum Betriebs- oder Privatvermögen muss dabei zeitnah durch eine Einlage oder Entnahme in der laufenden Buchführung erfolgen. Insbesondere zum Jahresende ist zu prüfen, ob ein Wirtschaftsgut weiterhin als gewillkürtes Betriebsvermögen behandelt werden soll; ist dies nicht der Fall, ist eine entsprechende (erfolgswirksame) Entnahme im Rahmen der laufenden Buchführung z. B. für den Monat Dezember zu buchen.

Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Zuwendenden sind, dürfen insgesamt 35 Euro[19] pro Empfänger im Wirtschaftsjahr nicht übersteigen, sofern sie als Betriebsausgaben berücksichtigt werden sollen. Nicht zu den Geschenken gehören z. B. Rabatte, Gewinne aus Verlosungen bzw. Gewinnspielen oder sog. Zugaben, d. h. Gegenstände, die Kunden im Zusammenhang mit einem Einkauf kostenlos zusätzlich erhalten,[20] sowie Streuwerbeartikel,[21] die z. B. auf Messen abgegeben werden.

Sachgeschenke an Geschäftsfreunde sind – auch bei einem Wert von weniger als 35 Euro[22] – bei den Empfängern regelmäßig steuerpflichtig. Der zuwendende Unternehmer kann statt- dessen jedoch die hierauf entfallende Einkommensteuer pauschal mit 30 %[23] übernehmen (§ 37b EStG).[24]

Sachzuwendungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses (z. B. Geburtstag oder Silberhochzeit) bis zu einem Wert von 60 Euro je Anlass bleiben beim Empfänger steuer­frei;[25] die 35 Euro-Grenze für den Betriebsausgabenabzug beim Zuwendenden gilt jedoch ungeachtet dessen. Übersteigt die Zuwendung diesen Betrag, kommt ebenfalls eine Pauschal­versteuerung in Betracht. Wird die Pauschalversteuerung angewendet, muss diese Regelung aber für alle im Wirtschaftsjahr gewährten Geschenke (an Geschäftsfreunde) vorgenommen werden.

Kosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden etc. (auch soweit eigene Arbeit­nehmer teilnehmen) sind nur in Höhe von 70 % steuerlich berücksichtigungsfähig; dabei müssen bestimmte Nachweispflichten erfüllt sein.[26]

Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug von Geschenken und Bewirtungsaufwendun­gen ist außerdem, dass die Aufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebs­ausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).

Aufwendungen des Arbeitgebers für Sachleistungen oder Geschenke an seine Arbeitnehmer können regelmäßig als Betriebsausgaben geltend gemacht werden; sie sind allerdings grundsätzlich beim Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Handelt es sich um übliche Aufmerksamkeiten aus besonderem persönlichen Anlass (z. B. Blumen, Wein oder ein Buch zum Geburtstag oder zur Hochzeit), bleiben diese lohnsteuerfrei, wenn der Wert des Geschenks 60 Euro je Anlass nicht überschreitet.[27]

Sonstige Sachbezüge (z. B. auch Warengutscheine) bleiben generell steuerfrei, wenn der Wert – ggf. zusammen mit anderen Sachbezügen – die Freigrenze von 44 Euro monatlich nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Für teurere Sachzuwendungen (z. B. im Rahmen von Incentive-Veranstaltungen oder für VIP-Eintrittskarten) kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für alle betroffenen Arbeit­nehmer pauschal mit 30 % übernehmen (vgl. § 37b EStG; siehe hierzu oben).[28]

Zuwendungen an Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen (z. B. Bewirtungen auf einer Weihnachtsfeier) bleiben lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, soweit die Zuwendung bei höchstens zwei Veranstaltungen jährlich für den einzelnen Arbeitnehmer insgesamt nicht mehr als 110 Euro pro Veranstaltung beträgt.[29] Für einen ggf. übersteigenden Teil kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) übernehmen (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG); die pauschalversteuerten Zuwendungen sind beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Nicht regelmäßig wiederkehrende Aufwendungen, die beispielsweise im Januar 2019 fällig werden, können von nichtbilanzierenden Steuerpflichtigen bereits 2018 geleistet werden, wenn eine Steuerminderung noch in diesem Jahr beabsichtigt ist. Werden in diesen Fällen offene Lieferantenrechnungen noch 2018 bezahlt, mindert dies ebenfalls den steuerlichen Gewinn im Jahr 2018.

Lediglich bei Gegenständen des Anlagevermögens ist es für den Beginn der Inanspruchnahme der Absetzungen unerheblich, ob das Anlagegut bereits bezahlt ist. Entscheidend ist hier der Anschaffungs- oder Fertigstellungszeitpunkt.

[1] Siehe hierzu § 39a Abs. 1 Satz 3 ff. EStG.

[2] Für die Antragsveranlagung gilt die allgemeine Festsetzungsfrist von 4 Jahren (siehe R 46.2 Abs. 2 EStR).

[3] Erhöhung vorgesehen durch den Entwurf eines Familienentlastungsgesetzes.

[4] Im Rahmen der Einkommensteuer-Veranlagung kann es zu Steuernachzahlungen kommen (z. B. bei der Lohn­steuerklassenkombination III/V oder wenn andere Einkünfte vorliegen); ggf. kann bei den Sozialversicherungsbeiträgen die Gleitzonenregelung angewendet werden.

[5] Vgl. hierzu BFH-Beschluss vom 11. Januar 2018 VIII B 67/17 sowie Informationsbrief Mai 2018 Nr. 2.

[6] Siehe hierzu auch den Informationsbrief Mai 2018 Nr. 4.

 [7] Siehe § 51a Abs. 2c Nr. 3 EStG.

 [8] Siehe dazu BFH-Urteil vom 19. August 2002 VIII R 30/01 (BStBl 2003 II S. 131).

 [9] Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen ist zu prüfen, ob und welche Unterlagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel – trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit – weiterhin aufbewahrt werden sollten.

[10] Elektronisch übermittelte (digitale) Kontoauszüge sind entsprechend den gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung von Papierausdrucken genügen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht. Soweit Kontoauszüge bzw. Monatssammelkontoauszüge in Papierform von Kreditinstituten zur Verfügung gestellt werden, ist zu empfehlen, diese weiterhin zu archivieren.

[11] Siehe § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG.

[12] Siehe die sog. GoBD-Grundsätze (BMF-Schreiben vom 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl 2014 I S. 1450).

[13] Siehe § 147 Abs. 5 und 6 AO; § 9 Abs. 5 Beitragsverfahrensverordnung.

[14] § 7g Abs. 6 Nr. 1 EStG.

[15] Maßgebend ist der reine Warenpreis ohne Vorsteuer; dies gilt auch, wenn die Vorsteuer nicht abziehbar ist (siehe R 9b Abs. 2 Satz 1 und 2 EStR).

[16] § 9 Abs. 1 Nr. 7 Satz 2 EStG.

[17] Vgl. § 34a Abs. 4 EStG; zu den weiteren Fällen einer Nachversteuerung siehe § 34a Abs. 6 EStG.

[18] Siehe R 4.2 Abs. 1 EStR; Besonderheiten gelten bei Grundstücken.

[19] Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern ohne Umsatzsteuer (vgl. R 9b Abs. 2 Satz 3 EStR).

[20] Siehe auch BFH-Urteil vom 12. Oktober 2010 I R 99/09 (BFH/NV 2011 S. 650).

[21] Zuwendungen bis zu einem Wert von 10 Euro; siehe dazu auch BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015 – IV C 6 – S 2297-b/ 14/10001 (BStBl 2015 I S. 468), Rz. 10. Zur Aufzeichnungspflicht siehe R 4.11 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStR sowie Informa­tionsbrief August 2017 Nr. 6.

[22] Siehe hierzu BFH-Urteil vom 16. Oktober 2013 VI R 52/11 (BStBl 2015 II S. 455).

[23] Zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer.

[24] Siehe dazu auch Informationsbrief Oktober 2017 Nr. 9.

[25] Siehe BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015 (Fußnote 21), Rz. 9c.

[26] Siehe dazu § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, R 4.10 EStR, H 4.10 (5 – 9) EStH.

[27] Vgl. R 19.6 LStR.

[28] Nach § 37b EStG pauschalversteuerte Zuwendungen sind aber regelmäßig nicht sozialversicherungsfrei.

[29] Siehe § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG sowie BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015 – IV C 5 – S 2332/15/10001 (BStBl 2015 I S. 832).