Gewerbetreibende und andere Selbständige sind im Rahmen der Buchführungspflichten regelmäßig gesetz­lich verpflichtet, Buchhaltungs- und Geschäftsunterlagen aufzubewahren; es gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (für Jahresabschlussunterlagen und Buchungsbelege) bzw. 6 Jahren für sonstige Unterlagen.[1]

Ausnahmsweise gelten Aufbewahrungspflichten auch für Privatpersonen wie Arbeitnehmer, Vermieter sowie Bezieher von Kapitalerträgen und sonstigen Einkünften, wenn die Summe der positiven Einkünfte den Schwellenwert von 500.000 Euro (ggf. je Ehepartner) übersteigt. In diesem Fall sind ab dem folgenden Kalenderjahr sämtliche mit den Einnahmen und Werbungskosten im Zusammenhang stehenden Aufzeich­nungen und Unterlagen 6 Jahre lang aufzubewahren.[2]

Zu beachten ist, dass Kapitalerträge (z. B. Zinsen, Dividenden, Veräußerungsgewinne von Aktien) dann nicht in die Ermittlung der Einkunftsgrenze für die Aufbewahrungspflicht einbezogen werden, wenn sie dem Abgeltungsteuerverfahren (siehe § 32d Abs. 1 EStG) unterlegen haben. Wird dagegen für die Kapitalerträge die Günstigerprüfung (z. B. zur steuerlichen Berücksichtigung von Verlusten) beantragt, erhöhen die (ver­bleibenden) Kapitaleinkünfte den maßgeblichen Wert.

Diese Regelung hat der Bundesfinanzhof[3] jetzt bestätigt. Im Streitfall stellte ein Bezieher mit hohen Ein­künften für seine Kapitalerträge einen Antrag auf Günstigerprüfung. Das Gericht bezog die Kapitaleinkünfte in den Schwellenwert ein, was dazu führte, dass dieser überschritten wurde und die Voraussetzungen für die Aufbewahrungspflicht erfüllt waren. Dies bedeutete, dass das Finanzamt eine Außenprüfung erlassen und/oder sämtliche notwendigen Unterlagen anfordern konnte.

Sofern aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht zur Verfügung stehen, kann das Finanzamt die Besteue­rungsgrundlage schätzen (vgl. § 162 AO).

[1] Vgl. hierzu Informationsbrief Februar 2018 Nr. 8.

[2] Siehe im Einzelnen § 147a AO.

[3] Beschluss vom 11. Januar 2018 VIII B 67/17.