Für Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO). Im Jahresabschluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden.[1]

Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31. Dezember 2016 insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden:[2]

10-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2006 und früher erfolgt ist

• Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2006 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen

• Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge,[3] Lohn- bzw. Gehaltslisten) aus dem Jahr 2006

6-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2010 oder früher[4]

• Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand- und Frachtunterlagen, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2010 oder früher

Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen EDV (Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung). Während des Aufbewahrungs­zeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein.[5] Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist bzw. die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).

[1] Siehe dazu BFH-Urteil vom 19. August 2002 VIII R 30/01 (BStBl 2003 II S. 131). Zu den berücksichtigungsfähigen Kosten im Einzelnen siehe OFD Niedersachsen vom 5. Oktober 2015 – S 2137 – 106 – St 221/St 222.

[2] Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen ist zu prüfen, ob und welche Unterlagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel – trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit – weiter­hin aufbewahrt werden sollten.

[3] Ausdrucke elektronischer Kontoauszüge (Onlinebanking) genügen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten derzeit i. d. R. nicht; hier sind (wie bisher) die Kontoauszüge bzw. Monatssammelkontoauszüge der Kreditinstitute in Papierform zu archivieren; zur Aufbewah­rung und Archivierung ausschließlich elektronisch übermittelter Kontoauszüge siehe im Einzelnen LfSt Bayern vom 19. Mai 2014 – S 0317.1.1 – 3/3 St 42.

[4] Siehe § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG.

[5] Siehe § 147 Abs. 5 und 6 AO; § 9 Abs. 5 Beitragsverfahrensverordnung.