Grundsätzlich sind Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen zu Geschäftsvorfällen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, aufzubewahren. Werden Aufzeichnungen mit Hilfe elektronischer Systeme (z. B. Regis­trierkassen, Taxameter) geführt, müssen diese vollständig, unveränderbar und (für die Finanzverwaltung) nachvollziehbar sein.[1]

Technische Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen wie Daten von (Registrier-)Kassen durch spezielle Software sind im Rahmen von Außenprüfungen zunehmend schwerer feststellbar. Aus diesem Grund plant der Gesetzgeber Maßnahmen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit digitaler Kassenauf­zeichnungen.[2]

Danach müssen elektronische Aufzeichnungssysteme künftig über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Dazu gehört ein Zertifizierungsverfahren, das aus einem Sicherheitsmodul, einem Speicher­medium und einer digitalen Schnittstelle besteht. Dafür sollen die meisten Geräte umrüstbar sein; nur bei ca. 20 % der verwendeten Geräte soll ein Austausch erforderlich sein.

Diese Maßnahmen bedeuten aber keine Verpflichtung zum Einsatz elektronischer Registrierkassen; nur wenn auch eine solche eingesetzt wird, muss künftig eine entsprechende Sicherheitseinrichtung verwendet werden.

Flankiert werden die technischen Maßnahmen durch eine neue „Kassen-Nachschau“: Danach soll die Finanzbehörde (jederzeit) ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung die Ordnungs­mäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kassendaten vor Ort überprüfen dürfen. Verstöße gegen die Bestimmungen, z. B. wegen Nichtverwendung oder Verwendung eines fehlerhaften elektronischen Auf­zeichnungssystems und der zertifizierten Sicherheitseinrichtung, können dann mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Die Entwicklung der technischen Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme wird eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen; die gesetzlichen Vorschriften sollen daher im Wesentlichen erst ab dem Jahr 2019 gelten.[3]

Es ist darauf hinzuweisen, dass bereits eine Übergangsregelung zur Sicherstellung der vollständigen Speiche­rung und Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) besteht; bei Registrierkassen müssen insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungs­daten entweder innerhalb des Gerätes oder auf einem externen Datenträger mit entsprechender Auswer­tungsmöglichkeit gespeichert werden können. Geräte, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, dürfen grundsätzlich nur noch bis zum 31. Dezember 2016 verwendet werden.[4]

Werden Registrierkassen eingesetzt, müssen diese an die geänderten Anforderungen angepasst werden (ggf. auch durch Austausch veralteter Kassen). Entsprechen die Kassen nicht den Anforderungen, kann die Finanz­verwaltung Schätzungen vornehmen.

[1] Vgl. § 147 Abs. 2 und 6 Abgabenordnung.

[2] Siehe § 146a Abgabenordnung i. d. F. des Referentenentwurfs des BMF.

[3] Siehe Art. 97 § 30 Einführungsgesetz zur AO i. d. F. des Referentenentwurfs des BMF.

[4] Vgl. BMF-Schreiben vom 26. November 2010 – IV A 4 – S 0316/08/10004-07 (BStBl 2010 I S. 1342).