Werden einem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten bei einer Auswärtstätigkeit unentgeltlich eine oder mehrere Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, sind die Verpfle­gungspauschalen zu kürzen, und zwar um 4,80 Euro für ein Frühstück und um 9,60 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.[1]

Die Kürzung der Verpflegungspauschalen erfolgt auch, wenn der Arbeitnehmer während der Auswärts­tätigkeit an einem vom Arbeitgeber veranstalteten Geschäftsessen mit Geschäftspartnern, Kunden usw. teil­nimmt. Die pauschale Kürzung gilt nur, wenn es sich um eine „übliche“ Mahlzeit handelt, d. h., wenn der Preis für die Speisen und Getränke insgesamt 60 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG). Bei einem Preis von mehr als 60 Euro ist die Mahlzeit mit ihrem tatsächlichen Wert als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn zu erfassen;[2] eine Kürzung der Verpflegungspau­schalen erfolgt nicht.

Hat dagegen der Geschäftspartner des Arbeitgebers das Essen veranstaltet und bezahlt, wird die Verpfle­gungspauschale nicht gekürzt; für den Arbeitnehmer stellt die Mahlzeit auch keinen Arbeitslohn dar.[3]

Ob die gereichten Speisen und Getränke überhaupt als „Mahlzeit“ anzusehen sind, hat der Arbeitgeber anhand des Umfangs, des Anlasses und der Tageszeit zu beurteilen. Kleine Snacks wie Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln und vergleichbare Knabbereien, aber auch ein Stück Kuchen anlässlich des Nachmittags­kaffees erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit.[4]

[1] Bei Auslandsreisen 20 % bzw. 40 % der Verpflegungspauschale für das jeweilige Land.

[2] Zur Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG vgl. BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015 – IV C 6 – S 2297-b/14/10001 (BStBl 2015 I S. 468), Rz. 18; siehe dazu auch Informationsbrief Juli 2015 Nr. 2.

[3] Vgl. BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014 – IV C 5 – S 2353/14/10002 (BStBl 2014 I S. 1412), Rz. 82 und 83.

[4] Vgl. BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015 – IV C 5 – S 2353/15/10002.