Grundsätzlich sind Bücher, Aufzeichnungen und alle Unterlagen zu Geschäftsvorfällen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Von den Pflichten betroffen sind insbesondere buchführungspflichtige Steuerpflichtige sowie auch sog. Einnahmen-Überschuss-Rechner (siehe § 4 Abs. 3 EStG).

Aufzubewahren sind sowohl Unterlagen in Papierform als auch alle Unterlagen in Form von Daten, Daten­sätzen und elektronischen Dokumenten, aus denen hervorgeht, dass die Ordnungsvorschriften und deren Einhaltung umgesetzt wurden. Werden entsprechende Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt, hat die Finanzverwaltung das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung diese mittels Datenzugriffs zu prüfen.[1]

In einer aktuellen Stellungnahme[2] weist die Finanzverwaltung noch einmal darauf hin, dass eingehende elektronische Unterlagen (z. B. Rechnungen, Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige bedeutsame Doku­mente) in dem Format unverändert aufzubewahren sind, in dem sie empfangen wurden (z. B. im PDF- oder Bildformat); sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit (durch die Finanzverwaltung) nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Entsprechendes gilt für selbst erzeugte Dokumente, wie z. B. Ausgangsrechnungen.

Werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt („gescannt“), muss eine Verfahrens­dokumentation erstellt werden, die insbesondere die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original sowie die Lesbarkeit und Vollständigkeit sicherstellt.[3]

Die Finanzverwaltung lässt es zwar grundsätzlich zu, dass Papierdokumente nach dem Einscannen vernich­tet werden; sie weist aber ausdrücklich darauf hin, dass aus Gründen der Beweisbarkeit eine (zusätzliche) Aufbewahrung in Originalform ggf. sinnvoll sein kann.[4]

[1] § 147 Abs. 1, 2 und 6 AO.

[2] Vgl. die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD (siehe BMF-Schreiben vom 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl 2014 I S. 1450).

[3] Im Weiteren siehe BMF-Schreiben vom 14. November 2014 (Fußnote 19), Rz. 136 ff.

[4] Vgl. BMF-Schreiben vom 14. November 2014 (Fußnote 19), Rz. 140.