Wenn die Buchführung eines selbständigen Kaufmanns unter Verwendung eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurde, darf das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung auf diese Daten zugreifen bzw. diese Daten zur Prüfung anfordern (§ 147 Abs. 6 Abgabenordnung). Das gilt nach Auffassung des Bundesfinanz­hofs[1] auch für die Daten aus einer elektronisch geführten Registrierkasse für die Bargeschäfte.

Im Grundsatz ist jeder Kaufmann verpflichtet, auch seine Bareinnahmen einzeln aufzuzeichnen.[2] Erfasst ein Kaufmann seine Einnahmen mit Hilfe eines modernen Kassensystems, kommt er gerade dadurch seiner Auf­zeichnungspflicht nach. Er kann sich dann nicht auf die Unzumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen beru­fen. Die gespeicherten Kassendaten unterliegen nicht nur den Aufbewahrungspflichten, sondern auch der Verpflichtung, diese auf Anforderung im Rahmen einer Außenprüfung dem Finanzamt zur Verfügung zu stellen.

[1] Urteil vom 16. Dezember 2014 X R 42/13.

[2] Vgl. aber zur Frage der Zumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen BFH-Urteil vom 12. Mai 1966 IV 472/60 (BStBl 1966 III S. 371).