Auch Privatpersonen mit Überschusseinkünften müssen ggf. gesetzliche Aufbewahrungspflichten beachten. Insbesondere bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit oder Vermietung und Verpachtung müssen Auf­zeichnungen und Unterlagen über die diesen Einkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungs­kosten grundsätzlich 6 Jahre aufbewahrt werden, wenn die Summe der betroffenen positiven Einkünfte 500.000 Euro[1] im Kalenderjahr übersteigt. Die Pflicht zur Aufbewahrung beginnt dann im Folgejahr und endet erst, wenn die Einkunftsgrenze 5 Jahre in Folge nicht überschritten wurde (vgl. § 147a AO).

Zu beachten ist, dass private Kapitalerträge nur dann in die maßgebende Einkunftsgrenze einbezogen werden, wenn sie nicht mit dem Abgeltungsteuersatz von regelmäßig 25 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) besteuert wurden.[2] Damit kann sich z. B. das Wahlrecht für die Besteuerung von Gewinnausschüttungen (siehe § 32d Abs. 2 Nr. 3 EStG) auf die Aufbewahrungspflicht auswirken. Soll insbe­sondere zur Berücksichtigung von Werbungskosten (z. B. Finanzierungskosten) die Versteuerung mit dem Teileinkünfteverfahren gewählt werden, ist zu beachten, dass der steuerpflichtige Betrag der Ausschüttung bei der Beurteilung der Aufbewahrungspflicht einbezogen wird.

[1] Bei Ehepartnern gilt die 500.000 €-Grenze für jeden Partner gesondert.

[2] Siehe AEAO zu § 147a.