Eine entscheidende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist das Vorhandensein einer ordnungsgemäßen Rechnung, und zwar in dem Zeitpunkt, in dem der Vorsteuerabzug geltend gemacht wird.

Das Umsatzsteuerrecht fordert nicht, dass die Rechnung auch noch zu einem späteren Zeitpunkt vorhanden ist. Bei einem Totalverlust der Rechnungen (z. B. durch einen Brand) wird der Unternehmer bei einer Betriebsprüfung allerdings nachweisen müssen, dass die Originalrechnungen ursprünglich vorhanden waren.

Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs[1] kommen hierfür in erster Linie Kopien oder Zweitausfertigungen der Originalrechnungen in Betracht; andere Beweismittel (z. B. Zeugenaussagen) sind auch zulässig. Das Gericht fordert jedoch, dass das (ursprüngliche) Vorliegen von Originalrechnungen für konkret bezeichnete Eingangsleistungen nachgewiesen wird; pauschale Zeugenaussagen, dass nur solche Vorsteuerbeträge geltend gemacht wurden, für die Originalrechnungen vorlagen, reichen nicht aus.

Können die verloren gegangenen Rechnungen nicht rekonstruiert werden, sind die abziehbaren Vorsteuer­beträge zu schätzen.

Im Urteilsfall wurden nur 60 % der geltend gemachten Vorsteuerbeträge anerkannt. Allerdings lag die Besonderheit vor, dass der Transporter mit den gesamten Buchhaltungsunterlagen einschließlich der EDV-Anlage mit den gespeicherten Buchungsdaten gestohlen wurde; außerdem hatte das Finanzamt bei früheren Betriebsprüfungen den Vorsteuerabzug aus verschiedenen Gründen teilweise versagt.

[1] Urteil vom 23. Oktober 2014 V R 23/13.